Kickstarta ditt PIM-system

Funderingarna inför implementeringen av PIM är ofta många och det kan vara svårt att komma till skott. Här förklarar Avensias PIM- & affärsanalytiker Ulrik Viebke hur du undviker att fastna i planeringsfasen och istället snabbt etablerar ditt PIM-arbete för samtida och framtida framgångar.

Systemet för Product Information Management (PIM) har med sina många finesser en enorm potential att både effektivisera arbetet med och öka mängden produktinformation. Inom exempelvis e-handeln innebär det att en implementering av PIM kan ge konverteringsgraden på en verksamhets försäljningskanaler ett rejält lyft.

Men valet att implementera PIM grundar sig ofta först och främst i ett uttalat behov. Man behöver kunna kategorisera produkter och ge dem olika attribut för att enkelt administrera information i sortimentet, eller centralisera information och material för bättre översikt av berikningsflödet.

Därför är det också viktigt att fokusera på att se till de behov som är överhängande – att komma igång först och leverera visionen för framtida framgångar allteftersom.

Målbilden och grunden går hand i hand

Detta innebär för all del inte att visionen inte är att prioritera i uppstart. Låt funderingarna leda till en trygg målbild som sätter tonen för arbetet, men bygg inget nu som ska fungera i framtiden. Skapa istället en kvalitativ grund för ert PIM-system som möjliggör vägen dit genom säkra uppskalningar.

En klassisk situation är när man behöver knyta sitt PIM mot en e-handel som inte existerar än. Då är det viktigt att sätta det som en del av målbilden man ämnar arbeta mot i systemutvecklingen.

Ta till exempel informationsfält. Information som färg, storlek, bredd och längd är exempel på relevant information för en artikel, men de parametrar som ska styra e-handelssidan är inget man lyfter in innan man integrerar PIM-systemet mot webben. Hur de ska variera och vilka som ska variera på särskilda variabler tar man ett helhetsgrepp på först när man skaffar e-handel och således skalar upp.

Vad mer är då viktigt att tänka på för att inte köra fast i PIM-arbetet?

Skapa ett självsäkert PIM-team

Inför ditt PIM-projekt är det viktigt att involvera rätt talanger i workshops där kompetens både utvecklas och säkerställs.

Nyckelpersonerna i ett PIM-projekt måste vara medvetna och kunniga vad gäller målbilden, behoven och hur man fattar beslut inom ramarna för projektet. När moduler väl behöver lyftas in eller projektet behöver skalas ner är det just den egenskapen som gör att beslut kan fattas snabbt istället för att processen förhalas.

Det kan även hända att man behöver göra resursförändringar i bolaget i upptakten till eller under ett PIM-projekt. Därför är det viktigt att ha förankrat förflyttning av resurser tidigt, så att avdelningar som får en avlastning och andra som får större ansvar blir förankrat med respektive avdelningschef.

Börja med att Identifiera relevant data

En av de viktiga komponenterna av arbetet inför implementeringen berör data. Vilken typ av data ska in i ditt nya PIM-system och vad gör den för nytta där?

Om datan inte behövs i PIM-systemet kan det vara aktuellt att låta den hitta till sina destinationer på annat sätt.

Fokusera på genomgående kvalitet

Den kanske största fördelen med att filtrera ner projektet till en början för att sedan sakta men säkert skala upp är att det blir lättare att säkra kvalitet. För att lyckas med att skapa en bra slutleverans måste man fokusera på kvaliteten i den första leveransen, sedan den andra och den tredje och så vidare.

Att inte sätta kvaliteten i första hand redan från uppstart på grund av faktorer som tid eller pengar lär kosta mer av båda i slutändan.

Bemöt flaskhalsarna på vägen

Att i detalj försöka identifiera och analysera befintliga och potentiella flaskhalsar i ett projekt från början kan bli otroligt kostsamt.

En enkel lösning och en stabil grund gör att man har bra chans att utforska de flaskhalsar som finns i sinom tid. Identifiera och analysera dem i takt med att de blir aktuella för att optimera nyttan av de insatser som sätts in för att tackla dem.

Bygg för parallella processer

I många fall utgör PIM främst en lösning på en tung arbetsbörda, varpå det är extra viktigt att det byggs på ett sätt som tillåter parallellt arbete. Detta möjliggör smidigare arbetsprocesser för de som jobbar med texter, attribut och bilder, samtidigt som det skapar förutsättningarna för att även leverantörer så småningom ska kunna arbeta direkt i PIM.

Syftet med PIM är inte att minska bemanningsstyrkan. Istället finner vi här nyckeln till effektivare arbetsprocesser för bearbetning av information och produktion av data, som bäddar för hållbar tillväxt i det långa loppet.